Las sesiones JRP tienen como objetivo potenciar la participación activa de la alta dirección como medio para obtener los mejores resultados en el menor tiempo posible y con una mayor calidad de los productos.

Descripción

Las características de las sesiones JRP y JAD son comunes en cuanto a la dinámica del desarrollo de las sesiones y la obtención de los modelos con el soporte de las herramientas adecuadas. La diferencia radica en los productos de salida y en los perfiles de los participantes. En JRP son del nivel más alto en la organización en cuanto a visión global del negocio y capacidad de decisión.

Los perfiles implicados en una sesión JRP son los siguientes:

  • Moderador (líder JRP), debe tener una gran capacidad de relación, habilidades de negociación y de gestión de dinámica de grupos, así como un alto nivel de conocimiento de los procesos de la organización afectados por el Plan de Sistemas de Información (PSI).
  • Promotor, persona que ha impulsado el Plan de Sistemas de Información y tiene un compromiso económico.
  • Director de proyecto, responsable de que el proyecto llegue a buen fin.
  • Consultores, responsable de traducir los requisitos especificados por el usuario en información estructurada, de tal forma, que los usuarios puedan entender y discutir los resultados.
  • Especialista en modelización, responsable de la elaboración de los modelos en el transcurso de la sesión.
  • Usuarios de alto nivel, responsables de definir los procesos de la organización y los sistemas de información afectados por el Plan de Sistemas de Información así como las prioridades para su implantación a largo o medio plazo en la organización.

La sala de reuniones juega un papel muy importante, siendo necesario acondicionarla con el fin de facilitar el desarrollo de la sesión. Se debe prestar especial atención a aspectos como la temperatura, la luz, su orientación, la distribución de los participantes en la sala, etc. Hay que asegurar que se cuenta con los medios audiovisuales adecuados como pueden ser cámara de vídeo y apuntadores láser, entre otros.

Para llevar a cabo una sesión JRP, es necesario realizar una serie de actividades:

  • Iniciación, se establece la necesidad del Plan de Sistemas de Información (PSI), su alcance, los procesos de negocio implicados, las unidades organizativas afectadas, así como los usuarios clave y los perfiles del equipo JRP.
  • Búsqueda, se identifican los objetivos del Plan de Sistemas de Información, se estudia la situación actual y se busca la información relevante, que pueda ser útil.
  • Preparación, se seleccionan los participantes, se prepara el material necesario, acondicionando también la sala, y se establece la agenda de JRP.
  • Realización: se introduce la reunión y se empieza a trabajar en la consecución de los objetivos marcados en la agenda, elaborando los productos objeto de la sesión.
  • Finalización: se completan los productos y se presenta a los participantes que corresponda.

La información de salida que se obtiene al finalizar una sesión JRP, dependerá de la actividad del Plan de Sistemas de Información que se esté realizando, como por ejemplo:

  • Modelos de procesos de la organización.
  • Modelo de información.
  • Modelo de sistemas de información, etc.
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