Las entrevistas constituyen un medio para obtener la información que se necesita sobre un determinado tema, como puede ser, el establecer el alcance de un problema, identificar los requisitos a cubrir por un sistema de información y analizar el funcionamiento de un sistema actual, entre otros, a partir de las personas que tienen conocimiento sobre el mismo.

Descripción

Se entiende por entrevista el encuentro que se realiza “cara a cara” entre un usuario y la persona responsable de obtener la información.

Para realizar la entrevista solo es necesario designar a las personas que deben participar en ella y determinar el lugar en el que poder llevarla a cabo. Es importante identificar a qué tipo de perfil va dirigida la entrevista, a quiénes se va a entrevistar y cuál es el momento más oportuno, con el fin de evitar situaciones embarazosas y conseguir que la entrevista sea eficaz y productiva.

Como paso previo a la realización de la entrevista se deben tener en cuenta una serie de reglas generales o directrices básicas:

  • Desarrollar un plan global de la entrevista.
  • Asegurarse de que se cuenta con la aprobación para hablar con los usuarios.
  • Preparar la entrevista previamente.
  • Realizar la entrevista.
  • Consolidar el resultado de la entrevista.

Además, es conveniente planificar las entrevistas estudiando la secuencia en que se van a llevar a cabo, en función de los distintos perfiles implicados y las relaciones existentes entre los entrevistados. Según la información a obtener y dependiendo de las distintas fuentes que pueden proporcionarla, puede ser necesario realizar una entrevista conjunta con varias personas.

Durante la preparación de la entrevista es imprescindible remitir al usuario un guión previo sobre los puntos a tratar, para que pueda estudiarlo con tiempo y solicitar la información que estime conveniente para la entrevista. Se debe pensar bien el tipo de guión, según el perfil y las responsabilidades del entrevistado y su extensión, de forma que se pueda conseguir la suficiente información, sin provocar rechazo en el entrevistado. Si se considera apropiado se pueden utilizar herramientas automatizadas.

Una vez que se dispone de la aprobación para hablar con los usuarios, se hace la convocatoria de la entrevista enviando la información oportuna y fijando los objetivos, el método de trabajo que se va a seguir y el tiempo del que se dispone.

Para realizar la entrevista, es importante hacer un resumen general de los temas a tratar, utilizar un estilo apropiado y crear desde su inicio un clima de confianza entre los asistentes. Es posible que el entrevistado se resista a aportar información, siendo útil en estos casos utilizar técnicas específicas de comunicación.

Antes de finalizar la entrevista es importante que el entrevistador sintetice las conclusiones y compruebe que todos los asistentes están de acuerdo, dejando siempre abierta la posibilidad de volver a contactar para aclarar temas que surjan al estudiar la información recopilada.

Finalmente, el responsable depura y consolida el resultado de las entrevistas, elaborando un informe de conclusiones. En algunos casos puede ser conveniente elaborar un acta que refleje estas conclusiones y remitirla a los entrevistados con el objetivo de asegurar que se han comprendido bien las especificaciones dadas.

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