El diagrama de Gantt o cronograma tiene como objetivo la representación del plan de trabajo, mostrando las tareas a realizar, el momento de su comienzo y su terminación y la forma en que las distintas tareas están encadenadas entre sí.

Descripción

El gráfico de Gantt es la forma habitual de presentar el plan de ejecución de un proyecto, recogiendo en las filas la relación de actividades a realizar y en las columnas la escala de tiempos que se está manejando, mientras la duración y situación en el tiempo de cada actividad se representa mediante una línea dibujada en el lugar correspondiente.

Notación

  • Es un Modelo realizado sobre ejes de coordenadas, donde las tareas se sitúan sobre el eje de ordenadas (y) y los tiempos sobre el de abscisas (x).
  • Cada actividad se representa con una barra limitada por las fechas previstas de comienzo y fin.
  • Las actividades se agrupan en fases y pueden descomponerse en tareas.
  • Cada actividad debe tener recursos asociados.
  • Los HITOS son un tipo de actividad que no representa trabajo ni tiene recursos asociados.
  • Las actividades se pueden encadenar por dos motivos:
    • Encadenamiento funcional o por prelaciones. (Ej.: un programa no puede probarse hasta que haya sido escrito).
    • Encadenamiento orgánico o por ocupación de recursos. (Ej.: un programador no puede empezar un programa hasta que haya terminado el anterior).
  • Pueden realizarse actividades en paralelo siempre que no tengan dependencia funcional u orgánica.

Ejemplo

El siguiente diagrama es un ejemplo típico de un diagrama de Gantt, en el que aparecen fases, actividades, tareas e hitos.

Para que un Gantt sea realista y fiable debe ir acompañado de un gráfico que refleje la actividad de los técnicos (Histograma de Recursos) que componen el equipo del proyecto.

Asignación de recursos

La asignación de recursos es una tarea fundamental en la planificación, ya que hay que considerar aspectos técnicos de cada recurso como su disponibilidad, capacidad de trabajo, impedimentos horarios, etc.

Es fundamental que los trabajos se descompongan hasta la unidad mínima de tratamiento, es decir: descomponer el proyecto en fases, las fases en actividades y las actividades en tareas, asignando una tarea a un recurso. No debe caerse en el error de asignar una actividad a varios recursos. De no hacerse así, es muy difícil contemplar la plena ocupación de todos los recursos, dándose situaciones anómalas, como es tener un recurso una ocupación muy baja y otro una ocupación excesiva. Conviene que la planificación esté perfectamente depurada, pues de lo contrario se producen los siguientes problemas:

  • Se dilata innecesariamente el plazo de entrega.
  • Se retiene sin trabajo a un número considerable de usuarios que podrían estar trabajando en otro proyecto.
  • Se encarece considerablemente el coste del proyecto, ya que se tienen asignados unos recursos “que no están trabajando” todo el tiempo.

Por ello es necesario tener en consideración los siguientes aspectos a la hora de asignar recursos.

  • Cuantificar necesidades y fechas de incorporación de recursos.
  • Obtener un patrón que marque los límites del proyecto.
  • Considerar la capacidad, los conocimientos y la experiencia de cada recurso.
  • Considerar la complejidad, el tamaño y los requerimientos técnicos de cada tarea.
  • Asignar tareas sencillas a recursos con poca experiencia. Si se asignan tareas sencillas a recursos con mucha experiencia, se les estará infrautilizando.
  • Asignar tareas complejas a recursos con mucha experiencia. Si las tareas complejas le son asignadas a recursos con poca experiencia, perderán mucho tiempo preguntando a sus compañeros y, lo que es más grave, harán perder mucho tiempo al resto del equipo.
  • Construir el histograma de recursos, para poder ver la coherencia de las asignaciones.
  • Tratar de asignar una tarea a un único recurso, descomponiendo cuanto sea necesario.
  • Vigilar que no haya vacíos en el histograma.

Patrón de límites

Esta técnica tiene como objetivo establecer los límites de recursos aproximados. Para ello, una vez conocidos por la estimación el esfuerzo total y el plazo de entrega, hay que realizar las siguientes operaciones:

  • Establecer el esfuerzo en meses (con decimales).
  • Deducir la parte correspondiente a Diseño Funcional, ya que es una fase con un tipo de actividades diferentes al resto.
  • Establecer la duración en meses (con decimales). Normalmente este dato se conocerá por el compromiso adquirido.
  • Deducir la duración correspondiente al Diseño Funcional.
  • Considerar que todo proyecto tiene tres situaciones claramente diferenciadas:
    • Arranque. Durante esta situación se van incorporando paulatinamente recursos al proyecto hasta alcanzar el número máximo de recursos.
    • Pleno rendimiento. Esta es una situación de estabilidad en cuanto al número de recursos.
    • Finalización. Cuando las tareas van terminándose comienzan a abandonar el proyecto gradualmente los técnicos gradualmente.
  • Seguidamente, hay que distribuir los recursos:
    • Una vez obtenido el número de recursos medios, considerar las tres situaciones que presenta el proyecto: arranque, pleno rendimiento y finalización.
    • Considerar que estas tres fases tienen una duración en tiempo aproximadamente igual.
    • Considerar que el Jefe del Proyecto está presente durante todo el ciclo de vida.
    • Extraer de la parte de Diseño Funcional el esfuerzo correspondiente al Jefe del Proyecto.
    • Dividir la duración estimada (sin la parte de Diseño Funcional) en tres partes iguales.
    • Distribuir la mitad del esfuerzo estimado (sin la parte de análisis funcional) en la situación de PLENO RENDIMIENTO.
    • Distribuir la otra mitad, a partes iguales, entre la situación de ARRANQUE y la de FINALIZACIÓN.

Como consecuencia de ello se obtiene el gráfico que aparece a continuación y que servirá para establecer los límites de la asignación de recursos.

Histograma de recursos

Es un gráfico sobre unos ejes de coordenadas, estando los recursos sobre el eje de las ordenadas y el tiempo sobre el eje de las abscisas.

A medida que se incorporan recursos al proyecto, el gráfico aumenta y al contrario cuando son desasignados.

A continuación puede verse un ejemplo gráfico.

Planificación de actividades y recursos

Para realizar adecuadamente la planificación es necesario observar lo siguiente:

  • Deben construirse paralelamente el Gantt y el histograma de recursos.
  • Deben realizarse los encadenamientos funcionales a partir del PERT.
  • Deben asignarse los recursos:
    • Con criterio de capacidad profesional.
    • Encadenando sus actividades orgánicamente.
  • Ha de considerarse el máximo de recursos que proporciona el patrón de límites para realizar el histograma de recursos.
  • El histograma de recursos deberá reflejar con exactitud los recursos utilizados en el Gantt.

Seguidamente puede verse gráficamente como debe realizarse la planificación de actividades y la de recursos.

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